Ziele setzen – Ziele reviewen – Ziele erreichen. Alle Jahre wieder – alle Quartale wieder. Mein letztes Ziel-Review habe ich dazu genutzt, mein Ziel-Management auf eine zeitgemäße und gleichzeitig agile Methode umzustellen. Gelandet bin ich bei Objectives and Key Results (OKR). Diese Ziel-Management Methode wurde vor einiger Zeit bei Google entwickelt und wird dort auch entsprechend erfolgreich angewandt!

Die guten, alten, großen Jahresziele. Nur selten erreicht und schnell veraltet.

Zum Ende des letzten Quartals war wieder einmal das Review meiner definierten Jahresziele fällig. Für die Zielplanung und Überprüfung hatte ich bis dahin einen Prozess verwendet, der sich über die letzten Jahre immer wieder weiterentwickelt hatte. Wenn man es anders ausdrücken will: Mein Verfahren war ein Stückwerk aus unterschiedlichsten Ideen. Nach und nach habe ich Dinge „angeflanscht“, so dass sich der Ablauf über die Zeit total „ver-schlimm-bessert“ und sich selbst überholt hat. – Also schlichtweg unbefriedigend!

Und wer sagt denn eigentlich, dass Ziele immer jährlich neu entwickelt bzw. überarbeitet werden müssen. Ziele, die man sich für ein gesamtes Jahr vornimmt, sind nach kurzer Zeit schon hoffnungslos veraltet. Man verliert sie aus den Augen, die wirklichen Ziele haben sich schon längst verändert und am Ende des Jahres, wenn man dann rund um Weihnachten, sich wieder mal seine Ziele ansieht, ist man überrascht, was da alles drin stand. Aber man startet dann wieder von Neuem und setzt sich wieder neue (nicht haltbare) Jahresziele. etc. etc.

Das muss besser und nach Lean- und Agile- Gesichtspunkten vor allem einfacher, effizienter und auch effektiver gehen!

Meine Anforderungen an ein Ziele-System:

• Ziele in unterschiedlichen (logischen) Systemen und auf unterschiedlichen Ebenen unterstützen.
• Herunterbrechen von Zielen (top-down) , sowohl thematisch von groß nach klein, als auch zeitlich von langfristig nach kurzfristig möglich.
• Eine kontinuierliche Planung und Abwicklung unterstützen. (z.B. Planungs Zyklus, Retro & Review Zyklus, PDCA)
• Keine Jahresziele notwendig, sondern laufende Anpassung möglich.
• Laufende Weiterentwicklung auf Basis von Lean- und Agile- Prinzipien unterstützen. (z.B. Iterationen & Sprints)
• Laufende Re-Fokussierung, Verfolgung des Umsetzungs-Status über Kanban möglich.

Auf der Suche nach dem Gral

Ich kann doch nicht der Einzige mit diesen Anforderungen sein!

Bei der Suche nach einer Lösung galt mein Lieblings-Grundsatz, nach bereits bestehenden Lösungen zu suchen und diese auf meine Gegebenheiten anzupassen. Meine Ziele klar und SMART definiert zu haben, war Grundvoraussetzung (siehe dazu Frank Albers, einfach-effektiv.de, Benjamin Floer, Christliches Zeitmanagement oder Christian Pirker). Darauf hatte ich bereits einige Zeit verwendet. Aber wie den Überblick bewahren.

Also auf die Suche gemacht. Kann ja nicht so schwierig sein. In meiner Knowledge Base fanden sich einige Ideen:

Evernote

Viel Aufmerksamkeit bekam der Ansatz How Evernote can help you achieve your goals von Michael Hyatt. Eine sehr einfache Variante und für mich leider zu einfach. Ziele für mehrere Systeme und in mehreren Dimensionen sind damit nur sehr unübersichtlich darstellbar. Also, Leider Nein.

Scaled Agile Framework

Mit dem SAFe Framework können komplette Organisationen agil organisiert werden. Es bietet Kanban Regelkreise auf mehreren hierarchischen Ebenen. Der Ansatz ist zwar aufwendig, geht aber in die richtige Richtung. Damit wären alle meine Anforderungen nach Agilität, Kanban, Planungs-Zyklus, Review-Zyklus, mehrere Ebenen, mehrere Dimensionen abwickelbar.  Die komplette Darstellung wäre aber so kompliziert, dass der gesamte positive Effekt damit wieder weg wäre. Also auch, Leider Nein.

Objective and Key Results (OKR) verwendet bei Google

Und dann: Bäähm! OKR was ist das denn?

Objectives and Key Results wurde in den späten 1990er Jahren im Silicon Valley entwickelt und erstmals bei Google flächendeckend eingesetzt. Seither wird OKR in vielen Unternehmen erfolgreich verwendet, um unternehmensweit Ziele zu definieren, auf Unternehmens-, Team- oder Mitarbeiter-Ebene abzustimmen, den Fortschritt im Auge zu behalten und Ziele messbar zu machen.

OKR – Der Prozess im Überblick

Einem Ziel (Objektive) werden messbare Schlüssel-Ergebnisse (Key Results) zugeordnet. In regelmäßigen Abständen (=zeitliche Komponente) werden die Erfolge gemessen und neue OKR definiert. Die OKR Definitionen lassen sich beliebig herunterbrechen und auf Teams oder Mitarbeiter aufteilen. So lässt sich eine Ziel-Hierarchie darstellen.

That’s it. – So kurz und so einfach!

Ich bin ein Tool-Guy. Hier also die Tools.

Google Docs oder Excel

Die Ziele in einer zentralen Tabelle eintragen und das System somit so einfach wie möglich halten. Diese Variante wird z.B. von myMüsli verwendet. Dieser Ansatz war mir für meine Anforderungen dann doch zu einfach und zu unstrukturiert (siehe auch oben Evernote). Eine laufende Steuerung der Tasks über Kanban war mir wichtig. Also, Leider Nein.

perdoo.com

https://www.perdoo.com/

perdoo bietet eine sehr einfache und intuitive Umsetzung von OKR in einem Tool. Man kann Ziele ganz einfach definieren und an sein Team weiter delegieren. Der Umsetzungsgrad lässt sich einfach darstellen und überwachen. Vom Handling her finde ich perdoo wirklich nett gemacht. Für mich war es dann wieder etwas oversized, da ich ja nicht an ein Team delegiere. Es gibt auch keine kostenlose Version. Also, Leider Nein.

weekdone.com

https://weekdone.com/

Ein weiteres Tool ist weekdone. Die Lösung ist eher Listen-orientiert. Wer das mag, der ist hier sehr gut aufgehoben. Hat alles drin und bietet auch ein paar Hintergründe im hauseigenen weekdone-Blog. Das Tool gibt es zwar als kostenlose Variante, jedoch gefällt mir persönlich die Umsetzung, die eher an einen Taskmanager erinnert, nicht so gut! Also auch, Leider Nein.

Task-Management Tools (Todoist, Wunderlist, etc.)

Ähnliches wie für die Excel Varianten gilt auch für die Lösung in irgendeiner Taskmanagement App. Hier lassen sich überall Listen, Gruppen oder Projekte darstellen. Die Strukturierung von Zielen und Schlüssel-Ergebnissen lässt sich nur über Umwege erreichen. Eine Statusverfolgung nach Kanban fehlt natürlich auch. Also auch, Leider Nein.

Kanban Tools (Trello, Microsoft Planner, leankit, etc.)

https://trello.com/

Eine Variante der Task-Management Lösungen sind an Kanban angelehnte Ansätze, wie z.B. Trello. Die Verlinkung von unterschiedlichen Ebenen (Parent-Child) ist hier schwierig. Es gibt zwar Tools, die diese Funktion anbieten (siehe leankit.com), jedoch sind auch diese wieder kostenpflichtig. Alternativ könnte man eine Struktur aus unterschiedlichen Boards und Cards bauen. Das ist dann aber nicht mehr praktikabel. Leider Nein.

Meine Lösung: MindMeister & MeisterTask

         

MindMaps sind eine sehr populäre Möglichkeit, um komplexe Sachverhalte strukturiert darstellen und bearbeiten zu können. Für meine Ziel-Darstellung scheint das eine relevante Möglichkeit zu sein. Seit einiger Zeit bereits verwende ich MindMeister. Also habe ich dort einmal die Grundstruktur meiner Zeile erfasst. Klappt gut, bietet genügend Übersicht und ist sehr flexibel. Zusätzlich gibt es ein „Schwester-Tool – MeisterTask. Dies erweitert die Funktionalität um eine Kanban orientierte Darstellung. Das ist nun die perfekte Kombination aus kreativer Strukturierung und fokussierter agiler Abwicklung.

Ziele strukturieren und herunterbrechen in einer MindMap (MindMeister)

Einige meiner Anforderungen drehen sich um Struktur und Herunterbrechen. Ich möchte Ziele in unterschiedlichen Systemen und in unterschiedlicher Granularität darstellen können. In einer MindMap lässt sich dies sehr einfach und übersichtlich durchführen. Sie stellt Zusammenhänge klar dar und ist flexibel anpassbar. Die primäre Struktur ist 3-stufig:

1. System – Bereich für den ich Ziele definieren möchte (Familie, Business 1, Business 2, Kunde 1, Freizeit, etc.)
2. Objective – konkretes Ziel, das ich erreichen will (möglichst genau beschrieben und SMART definiert
3. KeyResult – konkret messbares Ergebnis bzw. Aktivität mit einem Ergebnis

KeyResults werden periodisch fixiert, können aber auch vorab gesammelt werden. Zur Fokussierung arbeite ich aber immer nur an wenigen ausgewählten Themen. Erst wenn ein Ergebnis erreicht ist, starte ich mit dem nächsten. Diese „aktiven“ Tasks wickle ich über MeisterTask ab.

Einzelne Aufgaben mit Kanban nachverfolgen (MeisterTask)

Ein Vorteil von Kanban liegt in der Fokussierung auf einige wenige Themen. Dies wird auch mit „reduce work in progress“ beschrieben. Durch diese Fokussierung bringt man Themen schneller zu Ende, „liefert“ früher und erzielt damit früher den erwarteten Effekt. Tasks werden hierbei über eine einfache Statusreihe organisiert:

1. Offen (new) – Eingangskorb für neue, noch unbearbeitete Themen
2. In Bearbeitung (wip) – aktuell gerade in Arbeit. Die Anzahl hier ist limitiert, z.B. auf WorkInProgress=2, als max. 2 aktive Tasks
3. Erledigt (done) – kurzer Zwischenspeicher für erledigte Themen, bevor diese archiviert werden

Organisatorisches im täglichen Leben

Mit den beiden Tools oben habe ich nun die Basis für mein neues Ziel-Management gelegt. Was noch fehlt sind ein paar Anker/Trigger im täglichen Leben, um die Dinger auch nicht zu vergessen.

• Laufende Bearbeitung – Mit den Tasks arbeite ich laufend, dh. die konkreten aktuellen Maßnahmen habe ich immer im Blick und bleibe so an meinen Zielen dran.
• Quartals-Review/Planungs-Zyklus – Am Ende jedes Quartals habe ich mir eine Erinnerung für das Quartals-Review in den Kalender gesetzt. Hier mache ich zuerst ein Review (Retrospective) des letzten Quartals und danach eine Planung /einen Ausblick auf das nächste Quartal, wo ich den Fokus und die Themen für die Zukunft setze bzw. nachjustiere.

Fazit / Ergebnis:

Mit den oben beschriebenen Schritten habe ich nun ein sich laufend aktualisierendes Ziel-Management-System etabliert. Tools und Verfahren sind eingerichtet. Eine laufende Überprüfung und Aktualisierung ist aktiv. Ich kann Ziele für unterschiedliche System definieren und diese je nach Thema und Zeitraum herunterbrechen und fokussiert abarbeiten. Kein Ballast mehr und alles trotzdem sehr einfach!

Probiere es für dich aus! Mach‘ den ersten Schritt!